Comment optimiser les coûts de son entreprise ?
Identifier les postes de dépenses stratégiques
Avant de chercher à réduire les coûts, il est essentiel d’identifier les postes de dépenses prioritaires. Pour cela, une analyse approfondie des charges fixes et variables est nécessaire.
Mesurer les coûts fixes et les coûts variables
- Les coûts fixes : loyers, salaires, assurances… Ils restent globalement au même niveau, quel que soit le niveau d’activité.
- Les coûts variables : matières premières, logistique, consommables… Ils évoluent en fonction du volume de production ou des ventes.
En distinguant ces deux catégories, une entreprise peut identifier les leviers d’optimisation les plus pertinents, selon les postes de dépenses pouvant être réduits ou non.
Information à noter
Une veille régulière de toutes les actualités réglementaires vous permettra également d’anticiper les coûts inhérents à des évolutions de taxes, notamment liées à la flotte de véhicules de votre entreprise. Réforme des avantages en nature, incitation au verdissement du parc automobile… autant de changements pouvant avoir un impact notoire sur vos budgets !
Outils et méthodes pour auditer ses dépenses
Pour mener cette analyse, plusieurs outils peuvent être utilisés :
- Tableaux de suivi budgétaire (sur Excel par exemple) : l’outil de base pour tout besoin d’analytiques
- Solutions de Business Intelligence (comme PowerBI) : un outil un peu plus global pour la manipulation de grands jeux de données
- Benchmarks sectoriels : pour comparer ses dépenses à celles d’autres entreprises du même secteur (trouvables sur internet)
Les TPE, PME et ETI doivent particulièrement surveiller certains postes ou familles d’achats, comme l’achat de fournitures, la flotte automobile ou encore les prestations de services, qui représentent souvent des coûts élevés – et par conséquent des pistes d’économies non négligeables !
Mettre en place des stratégies d’optimisation efficaces
Une fois les postes de dépenses identifiés, il est temps de mettre en œuvre des stratégies adaptées pour les réduire durablement lorsque c’est possible.
Négociation et renégociation des contrats fournisseurs
La négociation avec les fournisseurs est un levier clé d’optimisation. Cela permet d’obtenir pour son entreprise les meilleurs tarifs et conditions d’achats.
Pour cela, les recommandations et bonnes pratiques sont :
- Analyser régulièrement les prix du marché, pour s’informer de l’actualité, anticiper des flambées de prix…
- Renégocier les contrats en s’appuyant sur des comparatifs concurrentiels, pour confronter des offres similaires et choisir celle qui convient le mieux
- Regrouper ses achats pour obtenir de meilleures conditions grâce au volume d’achat (on en parle en détail plus bas dans cet article 😉)
Les solutions innovantes pour l’optimisation des coûts
Mutualisation des achats : un levier puissant
Les centrales d’achats permettent aux entreprises d’accéder à des tarifs négociés grâce à la force du collectif : le “poids” du volume d’achat combiné de leurs adhérents leur permet d’obtenir auprès de leurs fournisseurs des conditions avantageuses sur des centaines de références sans que chaque entreprise adhérente ait à négocier directement avec chacun des fournisseurs. Cela permet également de limiter les coûts cachés (temps passé à trouver un meilleur fournisseur par exemple).
La mutualisation des achats, c’est synonyme d’économies, de gain de temps et de simplicité !
Leasing et gestion de flotte externalisée : une autre source d’économies potentielles
Le leasing automobile est une solution de financement innovante pour les entreprises souhaitant optimiser leurs coûts de mobilité en général, s’apparentant à de la location. D’autres solutions annexes comme la gestion de flotte externalisée, permet aux entreprises de réduire les coûts liés à l’entretien et à la gestion des véhicules (comme le fameux TCO, ou coût total de possession d’un véhicule). Cette solution offre également une flexibilité accrue et une meilleure gestion des ressources financières et matérielles.
Les véhicules et les charges liées représentent un poste d’économies potentielles à ne pas négliger, donc creuser de ce côté est très utile.
CSE externalisé : oui, lui aussi peut permettre de réduire les coûts !
Un CSE externalisé permet aux entreprises de bénéficier de services et d’avantages pour leurs employés sans les coûts associés à la gestion interne d’un comité d’entreprise. De plus cela contribue à la fidélisation des salariés, qui participe indirectement à la réduction des coûts par la baisse du turnover, la hausse de l’engagement de vos équipes, etc.
Avec une plateforme d’offres CSE, votre entreprise peut ainsi proposer des avantages salariés du niveau de ceux qu’ont les grands groupes, sans avoir à négocier avec chaque marque.
L’optimisation des coûts est essentielle pour la compétitivité et la croissance des entreprises. En analysant les dépenses, en réduisant les coûts opérationnels et en adoptant des solutions innovantes, les entreprises peuvent améliorer leur rentabilité et leur efficacité.
QANTIS propose des solutions d’optimisation des coûts à ses près de 35 000 adhérents et clients, leur permettant de faire 27% d’économies en moyenne sur leurs achats.
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